社内システムのイニシアティブが情報システム部から社員に移りはじめている。その現象のひとつとして、社内検索システムに対する要望が高くなっている。社内ブログやポータルサイトなどによって、情報公開は促進されているが、それらを効率的に利用するのが難しくなっている。つまり情報が氾濫しはじめている。ナレッジマネジメントシステムなどが導入されていたりするが、なかなか利用実態に合っておらず、情報流通という点では役不足を感じる。やはりエンタープライズサーチに期待してしまうのである。
その際の課題は、なんと言っても情報の公開範囲、閲覧権限である。マネージャ以上だけ閲覧可能、もしくは特定の部門のみ閲覧可能といったドキュメントをいかに取り扱うか、ということになる。よって、サーチベンダーもその点に非常に力をいれている。
これは、企業ガバナンスの再構築を促す動きでもあると考える。すなわち、これまでは公開権限について統一された基準で運用されていなかったのが実情だったものが、適切な公開基準で運用することで、社内の情報流通を高めることになるし、ドキュメント管理を積極的に行うということにも繋がる。
情報漏えいに繋がるとか、公開権限設定に統一基準が無いなどの理由では、エンタープライズサーチの導入効果を打ち消すものではなく、逆にそれらを解決するツールともなりうるのだと考える。